Wie ACO die Ausschreibungs­bearbeitung automatisiert

Ein globaler Marktführer im Wassermanagement

Über ACO

ACO ist ein weltweit tätiges, familiengeführtes Unternehmen, das sich der Entwässerung, dem Wassermanagement und dem Schutz kritischer Infrastrukturen widmet. Mit rund 5.000 Mitarbeitenden weltweit ist ACO ein wichtiger Akteur in den Bereichen Bau, Infrastruktur und WaterTech. Das Unternehmen wurde von der UNESCO als Botschafter für Nachhaltigkeitsziel Nr. 6 ausgezeichnet – eine Anerkennung für das herausragende Engagement für sauberes Wasser und Sanitärversorgung.

Steigendes Angebotsvolumen & manuelle Engpässe

Die Ausgangssituation vor Scalera

ACO stand vor einer wachsenden Belastung: Ein stetig steigendes Angebot an Ausschreibungen musste verarbeitet werden. Obwohl rund 80% der eingehenden Ausschreibungen technisch eher unkompliziert waren, war die Bearbeitung äußerst zeitintensiv.

• Prozess: Manuelle Suche und Zuordnung von Produkten zu Ausschreibungspositionen.
• Engpass: Hoher Druck auf den Innendienst, kaum Zeit für wertvolle Kundenberatung.
• Kennzahl: Ein 300-seitiges LV benötigte manuell 30–45 Minuten Bearbeitungszeit.

"Der Druck auf den Innendienst steigt kontinuierlich, und das Angebotsvolumen hat massiv zugenommen." – Marco Dürst, Mitglied des Vorstands, ACO

Zeitverlust und wachsende Rückstände

Auswirkungen auf das Geschäft

Der manuelle Workflow führte zu einer erheblichen Belastung der Ressourcen:

• Zeit & Kosten: Wertvolle Arbeitszeit floss in repetitive Dateneingaben statt in wertschöpfende Tätigkeiten wie Kundenberatung.
• Rückstände: Ein „chronischer Rückstand“ an unbearbeiteten Angeboten entstand, was langsamere Reaktionszeiten im Vergleich zum Wettbewerb riskierte.
• Mitarbeitendenzufriedenheit: Weniger repetitive, manuelle Arbeit erhöhte auch die interne Zufriedenheit, reduzierte den Druck im Innendienst und verbesserte die Bindung.

KI-gestützte Angebotserstellung in Minuten

So funktioniert es heute

Scaleras KI-Lösung hat den Angebotsprozess grundlegend verändert, indem sie die zeitintensive Vorarbeit intelligent automatisiert.

• KI-Analyse: Das System analysiert eingehende Leistungsverzeichnisse automatisch und erkennt relevante Positionen.
• Intelligente Vorschläge: Passende Artikel aus dem SAP-System werden in Sekunden vorgeschlagen.
• Menschliche Kontrolle: Fachwissen bleibt zentral. Alle Vorschläge werden von erfahrenen Mitarbeitenden geprüft und freigegeben – für die richtige Balance aus Automatisierung, Qualität und Verantwortung.

3× schneller & kein Rückstand

Messbare Ergebnisse

Die Einführung von Scalera brachte sofort spürbare Verbesserungen – ab Tag 1:

• 3× schneller: Die Bearbeitungszeit für ein 300-seitiges LV sank von 30–45 Minuten auf 10–15 Minuten.
• Effizienz: Der Rückstand unbearbeiteter Angebote schrumpfte deutlich – ACO hat heute den „kleinsten Angebotsrückstand im gesamten Unternehmen“.
• Agilität: Go-Live in nur 5 Wochen – termingerecht und im Budget.
• Strategischer Vorteil: Schnellere Reaktionszeiten und professionellere Angebote verschaffen ACO einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Warum Scalera: Partnerschaft & Prozessexzellenz

Warum ACO Scalera empfiehlt

ACO hat nicht einfach ein neues Software-Tool eingeführt. Das Unternehmen hat seinen Angebotsprozess grundlegend modernisiert und einen skalierbaren, strukturierten Umgang mit Ausschreibungen etabliert.

Der Entscheidung ging ein strukturierter Evaluationsprozess voraus – inklusive der Prüfung einer Eigenentwicklung und alternativer Anbieter. Scalera überzeugte durch die Kombination aus technischer Compliance, schneller Umsetzung und enger Einbindung des Kunden in die Produktentwicklung.

Die Zusammenarbeit verband technische Exzellenz mit einem partnerschaftlichen Ansatz. Marco Dürst beschreibt es so:

„Wenn wir es selbst bauen, sind wir der große Tanker. Scalera ist das Speedboat.“

Das Projekt zeigt: Selbst in etablierten Unternehmen mit komplexen IT-Landschaften und strengen Governance-Anforderungen ist eine schnelle und erfolgreiche digitale Transformation möglich – wenn Ausrichtung und Umsetzung stimmen.

Stimmen aus dem Team: Sofortige Wirkung & hohe Akzeptanz

"Das Tool ist sehr einfach, intuitiv und schnell. Unsere Mitarbeitenden haben es sofort verstanden und genutzt."– Marco Dürst, Mitglied des Vorstands, ACO

"Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis – ich muss nicht mehr manuell suchen. Ich kann ein 300-seitiges LV in 10–15 Minuten abschließen."– Daniel Bajovic, Innendienst, ACO

"Das ist unser erstes IT-Projekt seit langer Zeit, das pünktlich und im Budget ist."– Marco Dürst, Mitglied des Vorstands, ACO

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