Was ist automatisierte Bestellabwicklung?
Automatisierte Bestellabwicklung ist die software- und KI-gestützte Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen: Die Bestellung wird unabhängig vom Format gelesen, jede Position wird einem Artikel aus dem eigenen Produktkatalog zugeordnet, und der fertige Auftrag mit Lieferdatum, Ansprechperson sowie Liefer- und Rechnungsadresse wird direkt an das ERP- oder CRM-System übergeben.
Scalera bietet diese automatisierte Bestellabwicklung mit dem Modul Order Processing für Baustoffhandel, Hersteller und Zulieferer an. Es ergänzt das Produktmatching für Ausschreibungen und das Lieferanten-Matching von Scalera.
Warum ist die Auftragserfassung im Baustoffhandel noch manuell?
Weil Kunden so bestellen, wie es für sie praktisch ist. Eine Bestellung kommt als PDF aus dem System des Kunden, die nächste als Excel-Liste, eine dritte direkt im Text einer E-Mail und eine vierte als Foto eines Ausdrucks, auf dem Artikelnummern von Hand ergänzt wurden. Ein einheitliches Bestellformat lässt sich bei vielen Kunden kaum durchsetzen.
Die Folge: Der Innendienst wird zur Übersetzungsstelle. Jede Bestellung wird gelesen, interpretiert und Position für Position ins ERP übertragen.
Wo scheitert die manuelle Auftragserfassung?
Manuelle Auftragserfassung scheitert an drei Stellen: Fehler, Verzögerung und gebundene Kapazität.
Fehler: Eine schlecht lesbare Handschrift, ein unscharfer Scan oder eine Kundenbezeichnung, die nicht zur eigenen Artikelnummer passt, und schon landet die falsche Position im Auftrag. Solche Fehler fallen oft erst bei der Kommissionierung oder Lieferung auf.
Verzögerung: Solange Bestellungen im Postfach warten, geht keine Auftragsbestätigung raus und kein Liefertermin wird verbindlich eingeplant. Bei hohem Bestellvolumen wächst der Rückstand schneller, als das Team ihn abarbeiten kann.
Kapazität: Das Abtippen bindet genau die Mitarbeitenden, die eigentlich für Kunden da sein sollten: für Beratung, Rückfragen und Zusatzgeschäft.
Wie liest KI Bestellungen aus PDF, Excel, E-Mail und Foto?
KI für die Bestellabwicklung behandelt jede Bestellung als Daten, nicht als Dokument. Scalera Order Processing extrahiert jede einzelne Position, auch aus Handschrift und schlechten Scans, und erfasst zusätzlich Lieferdatum, Ansprechperson sowie Liefer- und Rechnungsadresse.
Anschliessend wird jede Position mit Ihrem Produktkatalog abgeglichen. Für jede Zuordnung vergibt die KI einen Konfidenzwert. So sehen Sie auf einen Blick, welche Treffer eindeutig sind und welche einen zweiten Blick verdienen. Wie dieser Abgleich auch bei sehr grossen Sortimenten funktioniert, zeigt unser Beitrag Produktmatching im grossen Massstab.
Die Bestellung kommt so, wie der Kunde sie schickt. Der Auftrag geht so ins ERP, wie Ihr System ihn braucht.
Wie läuft eine Bestellung Schritt für Schritt durch?
Eine Bestellung durchläuft fünf Schritte vom Posteingang bis ins ERP. Das folgende Beispiel zeigt den Ablauf anhand einer Musterbestellung.
- Bestelleingang: ALTMANN Bautechnik GmbH schickt die Bestellung B-26-00491, teils als Ausdruck mit handschriftlichen Ergänzungen, fotografiert und per E-Mail gesendet.
- Extraktion: Scalera liest alle vier Positionen aus, auch die handschriftlich ergänzte, und erfasst Lieferdatum (15.05.2026), Ansprechperson sowie Liefer- und Rechnungsadresse.
- Katalogabgleich mit Konfidenzwert: Jede Position wird einem Artikel im Produktkatalog zugeordnet:
- Linea L5 Doppelzylinder 28/45: 98 %
- Linea L5 Doppelzylinder 40/55: 97 %
- Classic P5 Doppelzylinder 60/30 (aus Handschrift/Foto): 96 %
- Linea L5 Knaufzylinder 45/50: 98 %
- Prüfung durch Ihr Team: Wo die KI unsicher ist, entscheidet Ihr Team. Eindeutige Positionen laufen automatisiert durch.
- Übergabe: Der fertige Auftrag B-26-00491 über CHF 6'234.32 wird mit ERP und CRM synchronisiert.
Beispielhafte Musterbestellung zur Veranschaulichung.
Wie gelangt der Auftrag ins ERP oder CRM?
Der fertige Auftrag wird direkt an Ihr ERP- oder CRM-System übergeben, ohne erneute manuelle Erfassung. Bei hohem Volumen läuft die Bestellabwicklung automatisiert; wo die KI unsicher ist, entscheidet Ihr Team. Der Konfidenzwert pro Position zeigt genau, wo eine Prüfung sinnvoll ist, statt dass jede Bestellung komplett kontrolliert werden muss.
Scalera ist an gängige ERP-Systeme angebunden, darunter SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics und Abacus, das in der Schweiz besonders verbreitet ist. Neben dem ERP wird auch das CRM synchronisiert.
Das Ergebnis: schnellere Auftragsbestätigungen, Liefertermine, die halten, und Mitarbeitende, die sich um Kunden kümmern statt um Copy-Paste. Wie die ERP-Anbindung in Ihrer Systemlandschaft aussieht, sehen Sie in einer Demo.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung achten?
Testen Sie eine Lösung mit echten Bestellungen aus Ihrem Alltag, nicht mit sauberen Musterdateien. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: In welchen Formaten kommen Bestellungen an, wie viele enthalten Handschrift oder Scans, und wie lange dauert es heute vom Bestelleingang bis zur Auftragsbestätigung?
Prüfen Sie dann vier Punkte:
- Wird jede Position erkannt, auch aus Fotos und schlechten Scans?
- Sind die Konfidenzwerte nachvollziehbar, und ist klar, wann Ihr Team entscheidet?
- Wie gut funktioniert der Abgleich mit Ihrem Produktkatalog und Ihren Artikelnummern?
- Kommt der Auftrag ohne Nacharbeit über die ERP-Anbindung in Ihrem ERP (z. B. SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics, Abacus) oder CRM an?
Achten Sie auch auf den Datenschutz. Scalera ist Schweizer Software, entwickelt und betreut in Zürich, DSGVO-konform und betrieben in europäischen Rechenzentren mit Servern nach DIN ISO/IEC 27001 und 27018. Scalera nutzt private KI-Instanzen: Ihre Daten trainieren keine öffentlichen Modelle und werden nicht kundenübergreifend genutzt.
Häufige Fragen zur automatisierten Bestellabwicklung
Was ist automatisierte Bestellabwicklung?
Automatisierte Bestellabwicklung bedeutet, dass eingehende Bestellungen aus PDF, Excel, E-Mail-Text oder Fotos automatisch gelesen, jede Position dem Produktkatalog zugeordnet und der fertige Auftrag direkt ins ERP- oder CRM-System übergeben wird.
Kann KI auch handschriftliche Bestellungen und schlechte Scans lesen?
Ja. Scalera Order Processing extrahiert jede Position auch aus Handschrift und schlechten Scans, zum Beispiel aus Fotos ausgedruckter Bestellungen mit handschriftlich ergänzten Artikelnummern.
Was passiert, wenn die KI bei einer Position unsicher ist?
Jede Zuordnung zum Produktkatalog erhält einen Konfidenzwert. Ist die KI unsicher, entscheidet Ihr Team. Eindeutige Positionen laufen bei hohem Volumen automatisiert durch.
Welche Daten übernimmt Scalera neben den Positionen?
Neben allen Positionen erfasst Scalera Lieferdatum, Ansprechperson sowie Liefer- und Rechnungsadresse und übergibt den fertigen Auftrag direkt ans ERP oder CRM.
Mit welchen ERP-Systemen ist Scalera verbunden?
Scalera übergibt Aufträge unter anderem an SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics und Abacus, das bei Schweizer Unternehmen weit verbreitet ist. Zusätzlich wird das CRM synchronisiert.
Für wen eignet sich automatisierte Bestellabwicklung?
Für Baustoffhändler, Hersteller und Zulieferer, die Bestellungen in vielen unterschiedlichen Formaten erhalten und die Auftragserfassung heute manuell ins ERP übertragen.
Wichtigste Erkenntnisse
Der Bestelleingang im Baustoffhandel bleibt vielfältig, aber die Auftragserfassung muss nicht manuell bleiben. Wenn KI jedes Format liest, jede Position mit Konfidenzwert dem Katalog zuordnet und den fertigen Auftrag ans ERP übergibt, kommen Auftragsbestätigungen schneller, Liefertermine halten und Ihr Team gewinnt Zeit für Kunden. Sammeln Sie typische Bestellungen aus Ihrem Postfach, von der sauberen Excel-Liste bis zum handschriftlich ergänzten Ausdruck, und sehen Sie in einer Demo, wie Scalera daraus fertige Aufträge erstellt.