Die Herausforderung
Eingehende Ausschreibungen kamen als GAEB-Dateien, PDFs und Tabellen an und wurden von Hand bearbeitet. Erfahrene Innendienst-Spezialisten verbrachten bis zu zwei Tage pro Ausschreibung damit, relevante Positionen zu identifizieren und gegen den ERP-Katalog zu matchen. In Spitzenzeiten musste das Team Ausschreibungen komplett ablehnen, darunter auch solche von strategischen Kunden.
Die Lösung
Der Zulieferer führte eine KI-Plattform für Ausschreibungseingang und Produktmatching ein. Eingehende Dokumente werden automatisch verarbeitet, relevante Positionen extrahiert und Treffer aus dem gesamten Produktkatalog mit Konfidenzwerten vorgeschlagen. Die Spezialisten wechselten vom Suchen zum Prüfen: Treffer mit hoher Konfidenz schnell bestätigen und die Expertise auf mehrdeutige Positionen richten.
Der Rollout
Die Einführung startete mit einer einzelnen Produktdivision und einem nationalen Markt. Nach acht Wochen überschritt die Matching-Genauigkeit die interne Qualitätsschwelle, und der Prozess wurde auf einen zweiten Markt ausgeweitet. Entscheidend: Die bestehenden ERP- und Pricing-Workflows blieben bestehen, die Plattform wurde davor geschaltet.
Die Ergebnisse
Die Angebotsdurchlaufzeit sank von durchschnittlich fünf Tagen auf unter 36 Stunden. Das Team beantwortete 40 Prozent mehr Ausschreibungen ohne zusätzliches Personal, und frühe Antworten eröffneten technische Gespräche, die zuvor an schnellere Wettbewerber gingen.
Die Überraschung war nicht die Geschwindigkeit. Es war, was unsere Spezialisten mit der Zeit machten: bessere Preise, mehr Alternativen, mehr Kundenkontakt.
Wichtigste Erkenntnisse
Eng starten, Experten in der Prüfschleife halten, mit bestehenden Systemen integrieren statt sie zu ersetzen, und die Durchlaufzeit vom ersten Tag an messen.