GAEB, ÖNORM, NPK: Ausschreibungsformate erklärt, vom Import bis zum Angebot

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag stammt von Scalera, einem Anbieter von Software für Ausschreibungen und Angebote. Normen und Formate erklären wir anhand der Originalquellen von GAEB, CRB und der Fachliteratur; verbindlich sind immer die Vorgaben der jeweiligen Ausschreibung.

Wer regelmässig Ausschreibungen beantwortet, kennt das Problem: Das Leistungsverzeichnis ist fachlich klar, aber die Datei passt nicht zum eigenen System. Mal fehlt eine Spalte, mal lässt sich die Datei gar nicht öffnen, mal wird das Angebot im falschen Format abgegeben. Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Formate und zeigt, wo die typischen Stolperstellen liegen.

Wie Sie den Inhalt eines Leistungsverzeichnisses lesen und prüfen, behandelt der Beitrag Leistungsverzeichnis mit KI analysieren. Hier geht es um die Datei selbst: Welches Format kommt an, und wie geht das Angebot zurück?

Welche Ausschreibungsformate gibt es in Europa?

Es gibt kein einheitliches europäisches Format. Je nach Land, Auftraggeber und Branche treffen Sie auf strukturierte Austauschformate, standardisierte Textkataloge oder unstrukturierte Dokumente. Für die Arbeit im Angebotsteam hilft es, fünf Fälle zu unterscheiden.

Excel/CSV und PDF/Scan: keine verbindliche Norm; Inhalt je nach Absender.

Strukturierte Formate lassen sich zuverlässig einlesen, wenn Version und Phase stimmen. Excel und PDF brauchen mehr Interpretation, weil jede ausschreibende Stelle ihr eigenes Layout verwendet.

GAEB DA XML: Austauschphasen von X80 bis X89

GAEB DA XML ist das Datenaustauschformat des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (GAEB, Datenaustausch). Es wurde 2009 eingeführt und löste die ASCII-basierten Vorgänger GAEB 90 und GAEB 2000 ab (Wikipedia, GAEB).

Jede Datei gehört zu einer Austauschphase. Die Endung lautet «.Xnn», wobei «nn» für die Phase steht (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3). Eine Datei mit der Endung .X83 ist also eine Angebotsaufforderung, eine .X84 ein Angebot.

Quelle: GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3. Weitere Phasen sind unter anderem X80 (universelle LV-Daten), X87 (Auftragsbestätigung) und X89 (Rechnung).

Welche Version gilt?

Aktuell ist GAEB DA XML in der Version 3.3 (GAEB, Datenaustausch). Laut GAEB werden alle bisherigen Regelungen fachlich nicht mehr unterstützt, und zur Syntax der Vorgänger einschliesslich XML 3.2 besteht keine Kompatibilität (GAEB, Datenaustausch). Eine Beta-Version 3.4 ist bereits angekündigt (GAEB, Datenaustausch).

Für die Praxis heisst das: Prüfen Sie vor dem Import, welche Version die Datei hat und welche Ihre Software lesen kann. Ein Versionsunterschied ist eine mögliche Ursache, wenn sich eine Datei nicht öffnen lässt.

ÖNORM A 2063 und B 2063: was in Österreich gilt

In Österreich regelt ÖNORM A 2063 den elektronischen Austausch von Leistungsbeschreibungs-, Elementkatalogs-, Ausschreibungs-, Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsdaten (Wikipedia, ÖNORM A 2063). Die Daten werden im XML-Format ausgetauscht (Wikipedia, ÖNORM A 2063).

Der Begriff «ÖNORM B 2063» bezeichnet eine Vorgängernorm. Seit dem 1. Juni 2009 ersetzt ÖNORM A 2063 die Ausgaben B 2062, B 2063 und B 2114 aus dem Jahr 1996, die technisch überarbeitet und zusammengefasst wurden (Wikipedia, ÖNORM A 2063). Laut derselben Quelle gilt die Norm auch für Liefer- und Dienstleistungen.

Wer in Deutschland und Österreich anbietet, sollte beide Formate sauber trennen. Welches Format für das Angebot verlangt ist, steht in den Ausschreibungsunterlagen.

NPK: Leistungsverzeichnisse in der Schweiz

In der Schweiz gilt der Normpositionen-Katalog NPK laut CRB als das Hilfsmittel schlechthin für die Beschreibung von Bauleistungen (CRB, NPK: Ein Instrument für alle). CRB beschreibt ihn als standardisierte Sprache, die Ausschreibungen eindeutiger macht als selbst formulierte Texte (CRB, NPK: Ein Instrument für alle).

Die NPK-Kapitel sind auf zehn Kapitelgruppen von 000 bis 900 verteilt, und ein Kapitel entspricht in der Regel einer Arbeitsgattung (CRB, NPK-Kapitelgruppen). CRB empfiehlt, wenn immer möglich sogenannte geschlossene Positionen zu verwenden (CRB, NPK-Wegleitung).

Für Anbieter hat das einen Vorteil: Wiederkehrende NPK-Positionen lassen sich gut mit eigenen Produkten oder Leistungen verknüpfen. Freie Texte und Ergänzungen innerhalb der Positionen müssen trotzdem gelesen werden.

Excel- und PDF-Leistungsverzeichnisse

Nicht jede Ausschreibung kommt in einem Austauschformat an. Excel-Dateien wirken strukturiert, folgen aber keinem festen Schema. Spaltennamen, Einheiten und Gliederung sind je nach Absender anders.

PDFs sind noch offener. Ein digital erzeugtes PDF enthält wenigstens lesbaren Text, ein Scan dagegen nur ein Bild der Seite. Tabellen über mehrere Seiten, Fussnoten und Vorbemerkungen müssen erst wieder zu Positionen zusammengesetzt werden.

Was beim Import typischerweise schiefgeht

Die folgenden Fehler sind typische Ursachen, wenn der Import länger dauert als geplant:

• Falsche Version: Die Software erwartet eine andere GAEB-Version als die gelieferte Datei.
• Falsche Phase: Statt einer Angebotsaufforderung (X83) kommt eine Leistungsbeschreibung (X81) oder universelle LV-Daten (X80), die andere Pflichtangaben haben.
• Verluste beim Umweg über Excel: Gliederung, Langtexte oder Kennzeichen gehen beim Umwandeln verloren.
• Uneinheitliche Einheiten: Stück, Meter oder Pauschale stehen im Text statt in einer eigenen Spalte.
• Schlecht lesbare Scans: Schrägen, Stempel oder niedrige Auflösung verfälschen Zahlen und Positionsnummern.
• Übersehene Vorbemerkungen: Anforderungen stehen ausserhalb der Positionen und fehlen nach dem Import.

Hilfreich ist eine kurze Eingangsprüfung: Format, Version, Phase, Anzahl der Positionen und Vollständigkeit der Texte. So fallen Lücken auf, bevor die Abgabefrist drückt.

Das Angebot im geforderten Format zurückgeben

Bei GAEB ist der Weg klar geregelt: Auf die Angebotsaufforderung X83 folgt die Angebotsabgabe X84. Die Bieter ergänzen das Leistungsverzeichnis mit Preisen, Bietertextergänzungen und freien Mengen und senden es zurück; der Abgabezeitpunkt ist in der Angebotsaufforderung festgelegt (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3).

Ein wichtiges Detail: Beim Export sind im Bereich GAEBInfo die Daten des erzeugenden Programms einzutragen. Es ist laut GAEB nicht zulässig, beim Erstellen einer X84 die GAEBInfo aus der eingelesenen X83 zu übernehmen (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3). Ein Nebenangebot (X85) ist nur möglich, wenn der Auftraggeber es zulässt (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3).

Für die interne Weiterverarbeitung zählt ausserdem, dass die Ergebnisse ohne Abtippen ins ERP oder CRM gelangen. Wie das in der Praxis aussieht, beschreibt der Beitrag ERP-Integration für Ausschreibungen und Angebote.

Wie Scalera mit diesen Formaten arbeitet

Scalera verarbeitet Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse und Submissionen in PDF, Scan, Excel, GAEB, NPK, ÖNORM und weiteren Standards automatisch (Scalera, Produktmatching). Technische Anforderungen werden laut Produktseite auch über Kapitel- und Seitenumbrüche hinweg erkannt (Scalera, Produktmatching).

Neben Dateien verarbeitet Scalera auch E-Mails mit Text oder Anhang (Scalera, FAQ). Zugeordnete Ausschreibungen lassen sich per CSV, XML, GAEB oder API in ERP-, CPQ- oder CRM-Systeme exportieren (Scalera, Produktmatching). Mehr dazu auf der Seite Produktmatching.

Häufige Fragen zu GAEB, ÖNORM und NPK

Was ist eine GAEB-Datei?

Eine GAEB-Datei ist ein Leistungsverzeichnis im Datenaustauschformat des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen. Die aktuelle Form heisst GAEB DA XML und wird für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung genutzt (GAEB, Datenaustausch). Die Endung zeigt die Austauschphase, zum Beispiel .X83 (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3).

Was bedeuten X83 und X84?

X83 ist die Angebotsaufforderung: das Leistungsverzeichnis ohne Preise, das an interessierte Unternehmen geht. X84 ist die Angebotsabgabe: Die Bieter ergänzen Preise, Bietertextergänzungen und freie Mengen und senden die Datei zurück (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3).

Was ist der Unterschied zwischen GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML?

GAEB 90 und GAEB 2000 sind ältere, ASCII-basierte Formate. GAEB DA XML wurde 2009 eingeführt und basiert auf XML mit festgelegten Schemadateien (Wikipedia, GAEB).

Gilt ÖNORM B 2063 noch?

Nein, als eigene Norm nicht mehr. Seit dem 1. Juni 2009 ersetzt ÖNORM A 2063 die Ausgaben ÖNORM B 2062, B 2063 und B 2114 aus dem Jahr 1996 (Wikipedia, ÖNORM A 2063).

Was ist der NPK?

Der Normpositionen-Katalog NPK ist die standardisierte Sprache für Schweizer Leistungsbeschreibungen, herausgegeben von CRB (CRB, NPK: Ein Instrument für alle). Die Kapitel sind auf zehn Kapitelgruppen von 000 bis 900 verteilt; ein Kapitel entspricht in der Regel einer Arbeitsgattung (CRB, NPK-Kapitelgruppen).

Kann ich eine GAEB-Datei einfach nach Excel umwandeln?

Möglich ist das, aber beim Umweg über Excel können Gliederung, Langtexte oder Kennzeichen verloren gehen. Auf eine Angebotsaufforderung X83 antworten Sie mit einer Angebotsabgabe X84 (GAEB, Fachdokumentation DA XML 3.3). Welches Format Sie abgeben müssen, regeln die Ausschreibungsunterlagen; eine Excel-Kopie eignet sich daher eher zum internen Arbeiten als für die Abgabe.

Welche Formate verarbeitet Scalera?

Laut Produktseite verarbeitet Scalera Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse in PDF, Scan, Excel, GAEB, NPK, ÖNORM und weiteren Standards automatisch und exportiert unter anderem als GAEB (Scalera, Produktmatching).

Wichtigste Erkenntnisse

• GAEB DA XML (Deutschland), ÖNORM A 2063 (Österreich) und NPK (Schweiz) folgen jeweils eigenen Regeln; daneben kommen Ausschreibungen auch als Excel oder PDF.
• Bei GAEB bestimmen Version und Austauschphase, ob der Import gelingt; X83 kommt herein, X84 geht als Angebot zurück.
• ÖNORM B 2063 ist seit 2009 in ÖNORM A 2063 aufgegangen.
• Eine kurze Eingangsprüfung von Format, Version, Phase und Vollständigkeit deckt typische Importfehler früh auf.
• Im Demo-Termin sehen Sie, wie Scalera Ihre Ausschreibungsdateien einliest und zuordnet.