ERP-Integration für Ausschreibungen und Angebote: Wie KI-Software und ERP zusammenarbeiten

Transparenzhinweis: Dieser Leitfaden wird von Scalera veröffentlicht. Angaben zu Scalera stammen von unserer Website, Angaben zu SAP, Microsoft und Abacus aus deren öffentlicher Dokumentation. Korrekturen nehmen wir gerne unter info@scalera.ai entgegen.

Was bedeutet ERP-Integration bei Ausschreibungen und Angeboten?

ERP-Integration heisst, dass Ihre Angebotssoftware Daten direkt mit dem ERP austauscht: Artikeldaten fliessen hinein, zugeordnete Positionen, Angebote oder Aufträge fliessen zurück. Niemand muss Ergebnisse zwischen zwei Systemen abtippen.

Das ERP bleibt dabei das führende System für Artikel, Preise und Kunden. Die KI-Software übernimmt den Teil, für den ein ERP nicht gebaut ist: unstrukturierte Ausschreibungen lesen, Positionen erkennen und passenden Produkten zuordnen.

Warum lohnt sich die Anbindung ans ERP?

Weil die Zeitersparnis sonst an der Systemgrenze verloren geht. Ordnet eine KI ein Leistungsverzeichnis in Minuten zu, wird das Ergebnis danach aber Position für Position ins ERP übertragen, entsteht der alte Engpass an neuer Stelle.

Scalera-Kunden sparen meist 60 bis 80 Prozent Zeit bei Ausschreibungen (Scalera, FAQ). Damit diese Zeit beim Kunden ankommt, muss der Übergang ins ERP ohne Medienbruch funktionieren. Was manuelle Zwischenschritte kosten, zeigt der Beitrag Die versteckten Kosten manueller Ausschreibungsbearbeitung.

Welche Daten fliessen zwischen ERP und Angebotssoftware?

Im Kern sind es drei Datenströme: Stammdaten ins Matching, Ergebnisse zurück ins ERP und, je nach Prozess, Bestellungen in die Auftragserfassung. Die Tabelle zeigt, was typischerweise wohin geht.

Quellen: Scalera, FAQ (englisch) für Produktdaten und Preise, Scalera, Produktmatching für den Export, Scalera, Bestellabwicklung automatisieren für Aufträge.

So bleibt das ERP die massgebliche Quelle für Artikel und Preise, und Ihre bestehenden Kalkulationsregeln gelten weiter. Die Software liefert die Zuordnung, das ERP den Rest.

Welche Schnittstellen bieten SAP, Microsoft Dynamics und Abacus?

Jedes ERP hat eigene, dokumentierte Wege für den Datenaustausch. Die wichtigsten sind Nachrichtenformate, REST-Schnittstellen und der Austausch von Dateien.

SAP: IDocs für Geschäftsdaten

Ein IDoc (Intermediate Document) ist das Standardformat von SAP, um die Daten eines Geschäftsvorfalls als elektronische Nachricht zwischen SAP und externen Systemen auszutauschen. Die Kommunikation läuft asynchron (SAP Learning).

Ein IDoc enthält Verwaltungsinformationen für die technische Verarbeitung und die eigentlichen Anwendungsdaten in Segmenten (SAP Help, IDoc-Struktur).

Microsoft Dynamics 365: Datenentitäten und OData

In Dynamics 365 Finance & Operations bilden Datenentitäten Geschäftsobjekte ab, etwa einen Kunden mit allen zugehörigen Tabellen. Öffentliche Entitäten sind über einen OData-REST-Endpunkt erreichbar (Microsoft Learn, Datenentitäten).

Für grosse Datenmengen gibt es zusätzlich die asynchrone Integration über das Datenmanagement, typischerweise mit CSV- oder XML-Dateien (Microsoft Learn, Datenmanagement).

Abacus: REST-API und AbaConnect

Abacus bietet eine REST-API, auf die ein eigens eingerichteter Service-User zugreift (Abacus REST-API). Daneben gibt es AbaConnect für den Datentransfer von und zu Abacus-Applikationen, mit XML-Formaten und WebServices (AbaConnect-Handbuch).

Dateiaustausch: CSV, XML und LV-Formate

Nicht jede Anbindung braucht von Anfang an eine Live-Schnittstelle. Viele Projekte starten mit einem regelmässigen Datei-Export als CSV oder XML. Für Leistungsverzeichnisse kommen eigene Formate dazu, etwa GAEB in Deutschland, ÖNORM in Österreich oder NPK in der Schweiz; international sind Excel und PDF verbreitet. Mehr dazu im Beitrag GAEB, ÖNORM und NPK.

Wie bindet Scalera ERP, CRM und PIM an?

Scalera lässt sich in ERP-, CRM- und PIM-Systeme integrieren; für ERP gibt es fertige Schnittstellen (Scalera, FAQ). Konkret sind das vorgefertigte Schnittstellen im SAP-IDoc-Format, eine vorgefertigte REST-API und konfigurierbare eigene Schnittstellenformate, dazu Webhooks und Datenexporte in verschiedenen Formaten (Scalera, FAQ englisch).

• Export der Ergebnisse: Zugeordnete Ausschreibungen gehen per CSV, XML, GAEB oder API in ERP-, CPQ- oder CRM-Systeme, ohne erneutes Abtippen (Produktmatching).
• Angebundene ERP-Systeme: Aufträge übergibt Scalera unter anderem an SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics und Abacus; zusätzlich wird das CRM synchronisiert (Bestellabwicklung).
• Produktdaten: per manuellem Upload, zum Beispiel quartalsweise, oder per Schnittstelle.
• Datenschutz: DSGVO-konform, europäische Rechenzentren, Server nach DIN ISO/IEC 27001 und 27018 zertifiziert.

«Wir bauen unsere Organisation systematisch in Richtung datengetriebener Prozesse weiter.»
Pascal Kägi, Mitglied der Geschäftsleitung, dormakaba

Wie kommen Ihre Produktdaten ins Matching?

Entweder per Datei-Upload in festen Abständen oder per Schnittstelle direkt aus ERP oder PIM. Bei Scalera lassen sich Produktdaten manuell hochladen, zum Beispiel quartalsweise, oder per Schnittstelle anbinden (Scalera, FAQ).

Wichtiger als der Übertragungsweg ist die Qualität der Daten. Eine Ausschreibungsposition beschreibt Eigenschaften wie Material, Abmessungen oder Normen, und das Matching ist nur so gut wie die Attribute im Artikelstamm. Mehr dazu im Beitrag Produktmatching im grossen Massstab.

Frauenthal hat genau hier angesetzt: Daten-Discovery und Harmonisierung über Systeme hinweg, strukturierte Produktlogik und Geschäftsregeln wie Margen und Cross-Selling. Diese Datenarchitektur war einer von drei Erfolgsfaktoren für über 90 Prozent Präzision bei strukturierten Leistungsverzeichnissen (Case Study Frauenthal).

Was sollten Sie vor dem Integrationsprojekt klären?

Klären Sie vor allem, welches System für welche Daten führend ist und welcher Übergabepunkt den grössten Aufwand spart. Diese Fragen helfen:

1. Welche Daten braucht das Matching? Artikel, technische Attribute, Varianten, Zubehör.
2. Wo liegen diese Daten heute? Im ERP, im PIM oder in Excel-Listen?
3. Wer pflegt welche Daten, und wie oft ändern sie sich?
4. Wohin soll das Ergebnis? Als Angebot ins ERP, in ein CPQ oder ins CRM?
5. Reicht für den Start ein Datei-Export, oder brauchen Sie sofort eine Live-Schnittstelle?
6. Wer ist intern verantwortlich, und wann wird die IT eingebunden?
7. Welche Anforderungen gelten für Datenschutz und Rechenzentren?

Bei Frauenthal gehörten eine frühzeitige IT-Einbindung und eine klare Zielsetzung zu den Erfolgsfaktoren. Wie sich KI-Angebotskalkulation und CPQ abgrenzen, erklärt der Beitrag CPQ oder KI-Angebotskalkulation?.

Wie lange dauert die Einführung?

Meist zwei bis zwölf Wochen, je nach Komplexität. Bei Standards geht es laut Scalera oft deutlich schneller (Scalera, FAQ).

Ein pragmatischer Weg: mit einem Datei-Export der Produktdaten starten, das Matching an echten Ausschreibungen prüfen und die Live-Schnittstelle danach ausbauen.

Häufige Fragen zur ERP-Integration

Welche Software für Ausschreibungen lässt sich direkt ins ERP integrieren?

KI-Software für Ausschreibungen und Angebote, die fertige ERP-Schnittstellen mitbringt. Scalera lässt sich in ERP-, CRM- und PIM-Systeme integrieren und bietet für ERP fertige Schnittstellen, unter anderem im SAP-IDoc-Format und als REST-API.

Gibt es ein Ausschreibungstool mit Schnittstelle zu SAP oder Microsoft Dynamics?

Ja. Für SAP bietet Scalera eine vorgefertigte Schnittstelle im SAP-IDoc-Format, dazu eine vorgefertigte REST-API und konfigurierbare eigene Schnittstellenformate. Wie Aufträge an SAP S/4HANA oder Microsoft Dynamics gehen, zeigt der Beitrag Bestellabwicklung automatisieren.

Lässt sich Offertsoftware mit Abacus verbinden?

Ja. Scalera ist unter anderem an Abacus angebunden. Abacus selbst bietet für Drittsysteme eine REST-API sowie AbaConnect für den Datenaustausch mit XML-Formaten und WebServices.

Welche Daten braucht die KI aus dem ERP?

Vor allem Produkt- und Artikeldaten mit möglichst vollständigen technischen Attributen. Daran ordnet die KI die Positionen aus Ausschreibungen und Leistungsverzeichnissen zu. Preisberechnungen bleiben laut Scalera in Ihrem ERP- oder CRM-System.

Brauche ich eine Live-Schnittstelle, oder reicht ein Datei-Upload?

Für den Start reicht oft ein Upload. Bei Scalera lassen sich Produktdaten manuell hochladen, zum Beispiel quartalsweise, oder per Schnittstelle anbinden.

In welchen Formaten gehen die Ergebnisse zurück?

Zugeordnete Ausschreibungen exportiert Scalera per CSV, XML, GAEB oder API in ERP-, CPQ- oder CRM-Systeme. Daneben sind Webhooks und Datenexporte in weiteren Formaten möglich.

Wie lange dauert eine Einführung mit ERP-Anbindung?

Die Einführung von Scalera dauert meist zwei bis zwölf Wochen, je nach Komplexität. Bei Standards geht es oft deutlich schneller.

Wie sicher sind die Daten bei der Integration?

Scalera ist DSGVO-konform und nutzt europäische Rechenzentren; die Server sind nach DIN ISO/IEC 27001 und 27018 zertifiziert. Laut FAQ werden Ihre Daten nicht zum Training öffentlicher Sprachmodelle verwendet.

Nächste Schritte

• Listen Sie auf, wo heute zwischen Ausschreibung, ERP und CRM abgetippt wird.
• Legen Sie fest, welches System für Artikel, Preise und Kunden führend ist.
• Prüfen Sie die Qualität Ihrer Produktdaten an einer Produktlinie mit hohem Volumen.
• Sehen Sie sich das Produktmatching an und testen Sie es mit einer echten Ausschreibung.
• 150+ Unternehmen arbeiten bereits mit Scalera. Demo buchen