Preisanfragen an Lieferanten automatisieren: Vom Leistungsverzeichnis zur versandfertigen Anfrage

Transparenzhinweis: Dieser Leitfaden wird von Scalera veröffentlicht. Kennzahlen zu Scalera stammen von unserer Produktseite. Korrekturen nehmen wir gerne unter info@scalera.ai entgegen.

Was heisst es, Preisanfragen an Lieferanten zu automatisieren?

Preisanfragen automatisieren heisst, dass Software die Positionen eines Leistungsverzeichnisses liest, sie den passenden Lieferanten zuordnet und daraus fertige Anfragen erstellt. Ihr Team prüft das Ergebnis, statt jede Anfrage von Hand zusammenzustellen.

Gemeint ist der Schritt zwischen dem Eingang einer Ausschreibung und der eigenen Kalkulation. Bauunternehmer, Verarbeiter und Händler brauchen für viele Positionen Preise von Herstellern oder Subunternehmern, bevor sie selbst ein Angebot abgeben können.

Warum kosten Preisanfragen oft mehr Zeit als die Kalkulation?

Weil fast jeder Schritt Handarbeit ist. Das LV wird durchgearbeitet, Seiten werden markiert, Positionen Gewerken zugeordnet und Herstellerlisten gepflegt. Danach werden PDFs zerlegt, Excel-Listen gebaut und E-Mails einzeln vorbereitet.

Laut Scalera fallen pro Ausschreibung 20 bis 100 Anfragen an, und die manuelle Vorarbeit liegt bei 3 bis 6 Stunden pro Submission (Lieferanten-Matching). Diese Zeit fehlt dort, wo sie den Unterschied macht: beim Kalkulieren, Optimieren und Bewerten von Risiken.

Dazu kommt der Termindruck. Die Abgabefrist ist fix, und jede Anfrage, die zu spät rausgeht, kommt auch zu spät zurück. Wie sich solche Aufwände summieren, zeigt der Beitrag Die versteckten Kosten manueller Ausschreibungsbearbeitung.

Wie läuft eine Preisanfrage im Bau ab?

Eine Preisanfrage folgt dem Leistungsverzeichnis: Die Positionen gehen ohne Preise an Anbieter, die Anbieter ergänzen ihre Preise und senden sie zurück. Der Standard GAEB DA XML 3.3 bildet genau das in eigenen Datenaustauschphasen ab.

• X83 Angebotsaufforderung: Das LV ohne Preise geht an interessierte Unternehmen, mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe (GAEB-FAQ).
• X84 Angebotsabgabe: Die Bieter ergänzen das LV mit ihren Preisen und senden es bis zum festgelegten Termin zurück.
• X93 Handel-Preisanfrage und X94 Handel-Preisangebot: Der Unternehmer schickt die Materialliste als Preisanfrage an Hersteller oder Handel und erhält ein Preisangebot zurück, das in seine Kalkulation einfliesst.

In der Praxis kommen die Unterlagen aber selten so sauber an. LVs liegen als PDF, Scan, Excel oder in Formaten wie NPK und ÖNORM vor, oft mit Plänen und Zusatzdokumenten. Mehr zu den Formaten lesen Sie im Beitrag GAEB, ÖNORM und NPK.

Quelle Spalte «Automatisiert»: Scalera, Lieferanten-Matching.

Welche Schritte lassen sich automatisieren?

Automatisieren lässt sich die gesamte Vorarbeit von der LV-Analyse bis zur Überwachung des Rücklaufs. So deckt das Lieferanten-Matching von Scalera die einzelnen Schritte ab:

1. Positionen den richtigen Herstellern zuordnen

Scalera analysiert das Leistungsverzeichnis (VOB, NPK, ÖNORM) und erkennt, welcher Hersteller oder Subunternehmer zu welcher Position passt, auch bei komplexen oder uneinheitlichen LVs.

2. Ihre Lieferantenstruktur berücksichtigen

Bestehende Rahmenverträge, regionale Zuständigkeiten und individuelle Präferenzen fliessen automatisch in die Zuweisung ein. Die Verteilung folgt damit Ihrer Einkaufsstrategie und nicht nur dem Produkt.

3. Unterlagen aufteilen und zuordnen

Grosse Ausschreibungs-PDFs werden nach Gewerken und Herstellern segmentiert. Pläne, Detailzeichnungen und Zusatzdokumente landen automatisch beim richtigen Gewerk, ohne dass jemand Seiten herauskopiert.

4. Anfragen erstellen und versenden

Aus der Zuweisung entstehen versandfertige Offertenanfragen mit allen relevanten Positionen und Dokumenten. Sie gehen per E-Mail direkt an Hersteller und Subunternehmer, mit strukturierter Positionsübersicht und Anhängen.

5. Rücklauf überwachen und nachfassen

Scalera trackt eingehende Offerten und erinnert automatisch, wenn Offerten fehlen. So sehen Sie jederzeit, wo eine Antwort aussteht.

«Durch Scalera gestalten wir unsere Lieferantenkommunikation deutlich unkomplizierter und effizienter. Das Tool ist einfach in der Anwendung, spart wertvolle Zeit und erleichtert unseren Arbeitsalltag spürbar.»
Pius Zurfluh, Geschäftsführer, GAMMA AG Bau

Wichtig bleibt die Kontrolle durch Ihr Team. Die KI übernimmt die strukturierte Vorarbeit, Ihre Kalkulatoren prüfen die Zuweisung, ergänzen bei Bedarf und geben frei.

Was passiert, wenn die Offerten zurückkommen?

Die Offerten werden Position für Position verglichen, damit Sie den wirtschaftlichsten Anbieter pro Leistung erkennen. Das Ergebnis ist ein Preisspiegel, der Ihre eigene Kalkulation speist.

Weil die Anfrage bereits auf LV-Positionen aufgebaut ist, lassen sich die Antworten sauber zurückführen. Scalera extrahiert die Positionen aus PDF-, Excel- und E-Mail-Offerten und markiert fehlende oder pauschal offerierte Positionen. Den ganzen Ablauf beschreibt der Beitrag Offertenvergleich im Bau: Position für Position.

Welche Voraussetzungen brauchen Sie?

Sie brauchen vor allem einen gepflegten Lieferantenstamm und klare Regeln, wer welches Gewerk anbietet. Je besser diese Grundlagen, desto treffsicherer die Zuweisung.

• Lieferanten und Subunternehmer: aktuelle Kontakte, Gewerke und Regionen.
• Einkaufsregeln: Rahmenverträge, bevorzugte Partner und Ausschlüsse, schriftlich festgehalten.
• Formate: Scalera verarbeitet PDFs, gescannt und digital, GAEB, Excel/CSV, XML sowie E-Mails mit Text oder Anhang.
• Sprachen und Märkte: Unterstützt werden alle gängigen EU-Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.
• Systeme: Integration in ERP, CRM und PIM; für ERP gibt es fertige Schnittstellen.
• Datenschutz: DSGVO-konform, europäische Rechenzentren, Server nach DIN ISO/IEC 27001 und 27018 zertifiziert.

Woran erkennen Sie eine geeignete Software?

Eine geeignete Software arbeitet auf Positionsebene, kennt Ihre Lieferantenregeln und lässt Ihr Team jede Zuweisung prüfen. Diese Fragen helfen bei der Auswahl:

1. Ordnet sie einzelne LV-Positionen zu oder nur ganze Dokumente?
2. Liest sie Ihre Formate, also gescannte PDFs, GAEB, NPK, ÖNORM und Excel?
3. Berücksichtigt sie Rahmenverträge, Regionen und Präferenzen?
4. Teilt sie Pläne und Anhänge automatisch pro Gewerk auf?
5. Überwacht sie den Rücklauf und fasst automatisch nach?
6. Führt sie die Offerten zurück auf dieselben Positionen, damit der Preisspiegel ohne Abtippen entsteht?
7. Passt sie in Ihre Systeme und erfüllt Ihre Datenschutzanforderungen?

Testen Sie mit einer echten Ausschreibung aus dem letzten Monat und messen Sie vorher, wie lange die Anfragephase heute dauert. Ob sich die Teilnahme an einer Ausschreibung überhaupt lohnt, klären Sie vorab mit dem Bid/No-Bid-Framework.

Häufige Fragen zu automatisierten Preisanfragen

Welche Software verschickt Preisanfragen automatisch passend zu den LV-Positionen?

Dafür gibt es KI-gestützte Lieferanten-Matching-Software. Scalera analysiert das Leistungsverzeichnis, erkennt, welcher Hersteller oder Subunternehmer zu welcher Position passt, und erstellt daraus versandfertige Anfragen mit allen relevanten Positionen und Dokumenten. Ihr Team prüft die Zuweisung und versendet mit einem Klick.

Findet die Software für jede GAEB-Position die passenden Hersteller?

Scalera ordnet Positionen aus LVs nach VOB, NPK und ÖNORM den passenden Herstellern oder Subunternehmern zu, auch bei komplexen oder uneinheitlichen LVs. Verarbeitet werden PDFs, auch gescannt, GAEB-Dateien, Excel/CSV, XML und E-Mails mit Text oder Anhang.

Wie automatisieren Bauunternehmer Lieferantenanfragen für eine Submission?

In fünf Schritten: LV einlesen und Positionen Gewerken zuordnen, passende Lieferanten nach Rahmenverträgen, Regionen und Präferenzen auswählen, Unterlagen pro Gewerk aufteilen, Anfragen versenden und den Rücklauf überwachen. Software übernimmt die Vorarbeit, Ihr Team kontrolliert und entscheidet.

Werden bestehende Rahmenverträge und Stammlieferanten berücksichtigt?

Ja. Bei Scalera fliessen bestehende Rahmenverträge, regionale Zuständigkeiten und individuelle Präferenzen automatisch in die Zuweisung ein. So entspricht die Verteilung der Anfragen Ihrer realen Einkaufsstrategie.

Wie behalte ich den Überblick über fehlende Rückmeldungen?

Scalera trackt den Rücklauf eingehender Offerten und erinnert automatisch, wenn Offerten fehlen. So sehen Sie jederzeit, welche Anfrage beantwortet ist und wo nachgefasst werden muss.

Was passiert mit den Offerten, wenn sie zurückkommen?

Die eingehenden Offerten werden auf dieselben LV-Positionen zurückgeführt und im Preisspiegel verglichen. Scalera extrahiert die Positionen aus PDF-, Excel- und E-Mail-Offerten und markiert fehlende oder pauschal offerierte Positionen.

Lässt sich die Lösung mit ERP, CRM oder PIM verbinden?

Ja. Scalera lässt sich in ERP-, CRM- und PIM-Systeme integrieren. Für ERP-Systeme gibt es fertige Schnittstellen, unter anderem im SAP-IDoc-Format und als REST-API.

Wie lange dauert die Einführung?

Die Einführung dauert bei Scalera meist 2 bis 12 Wochen, je nach Komplexität. Bei Standards geht es oft deutlich schneller.

Nächste Schritte

• Zählen Sie bei der nächsten Submission, wie viele Anfragen Sie verschicken und wie lange die Vorarbeit dauert.
• Halten Sie Ihre Lieferantenregeln fest: Rahmenverträge, Regionen, bevorzugte Partner.
• Sehen Sie sich das Lieferanten-Matching an und testen Sie es mit einer echten Ausschreibung.
• 150+ Unternehmen arbeiten bereits mit Scalera. Demo buchen