Produktdaten für Ausschreibungen: Was KI-Matching von Ihrem Artikelstamm braucht

Transparenzhinweis: Dieser Leitfaden wird von Scalera veröffentlicht. Angaben zu Scalera stammen von unserer Website, Angaben zu Standards und Regulierung aus den Veröffentlichungen der jeweiligen Organisationen. Korrekturen nehmen wir gerne unter info@scalera.ai entgegen.

Warum entscheiden Produktdaten über die Qualität des LV-Matchings?

Weil eine KI nur Produkte vorschlagen kann, deren Eigenschaften in Ihren Daten stehen. Eine Ausschreibungsposition verlangt etwa eine bestimmte Brandschutzklasse, eine Dicke und eine Norm. Fehlt eines dieser Merkmale im Artikelstamm, bleibt nur der Produktname als Anhaltspunkt.

Scalera ordnet Positionen auf Basis von Spezifikation, Einsatzbereich und Norm zu, nicht nur anhand von Schlagwörtern (Scalera, Produktmatching). Diese Logik greift umso besser, je vollständiger die Merkmale gepflegt sind. Wie das Matching selbst funktioniert, erklärt der Beitrag Produktmatching im grossen Massstab.

Welche Produktdaten braucht ein KI-Matching?

Neben Artikelnummer und Bezeichnung vor allem technische Merkmale mit Einheit, Normen und Klassen, Mengeneinheiten sowie die Logik Ihrer Varianten. Die Tabelle zeigt, welches Feld im Matching welche Aufgabe hat.

Beispiele zur Illustration. Grundlage: Zuordnung nach Spezifikation, Einsatzbereich und Norm (Scalera, Produktmatching); Mengenumrechnung und Varianten (Scalera, FAQ).

Wichtig ist, dass Merkmale als eigene Felder vorliegen und nicht nur im Langtext versteckt sind. Ein Wert wie «100 mm» im Fliesstext ist für Menschen lesbar, für einen sauberen Abgleich aber schwächer als ein Feld «Dicke» mit Zahl und Einheit.

Was leisten ETIM, ECLASS und BMEcat?

Sie geben Produktdaten eine gemeinsame Struktur: ETIM und ECLASS legen fest, welche Merkmale ein Produkt beschreiben, BMEcat regelt, wie ein Katalog übertragen wird. Für das Matching ist vor allem die Struktur wertvoll, nicht das Format an sich.

ETIM: Klassen, Merkmale, Werte, Einheiten

ETIM ist ein internationaler Klassifikationsstandard für technische Produkte. Jede Produktklasse bündelt vergleichbare Produkte verschiedener Hersteller und definiert die Merkmale, die sie beschreiben (ETIM International, Model Information).

ETIM unterscheidet vier Merkmalstypen: alphanumerisch mit fester Werteliste, logisch (ja oder nein), numerisch und Bereich mit zwei Grenzwerten. Numerische Merkmale und Bereiche brauchen immer eine Einheit, und alle Elemente tragen sprachunabhängige Kennungen. Das ist genau die Struktur, die ein Abgleich mit LV-Anforderungen braucht.

ECLASS: branchenübergreifend klassifizieren

ECLASS ist ein weiterer Datenstandard zur Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen. Der ECLASS e.V. veröffentlicht jährlich ein neues Release (ECLASS). Welchen Standard Sie nutzen, klären Sie am besten mit Ihrem Handel und Ihren Kunden.

BMEcat: Kataloge austauschen

BMEcat ist ein XML-basiertes, standardisiertes Austauschformat für Katalogdaten im B2B-Bereich; aktuell ist die Version 2005.2 (BME, BMEcat). Die Spezifikation enthält ein eigenes Modul für Klassifikations-, Kataloggruppen- und Merkmalssysteme (BME, BMEcat-Downloads). So kann ein BMEcat-Katalog ETIM- oder ECLASS-Merkmale mitliefern.

Branchenstandards im Baustoffhandel

Im deutschen Baustoff-Fachhandel gibt es zusätzlich den DPB-Branchenstandard. Der Verein dahinter wurde 2019 von Kooperationen und Verbänden des Baustoff-Fachhandels gegründet und will Stammdatenprozesse zwischen Industrie und Handel vereinfachen (DPB Datenmanagement).

Nicht verwechseln sollten Sie diese Standards mit GAEB: GAEB DA XML regelt den Austausch von Bauinformationen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (GAEB, Datenaustausch). Es beschreibt also die Anfrage, nicht Ihren Katalog. Wie GAEB, ÖNORM und NPK die Angebotsgeschwindigkeit beeinflussen, zeigt der Beitrag GAEB, ÖNORM, NPK.

Wie gehen Sie mit Mengeneinheiten richtig um?

Hinterlegen Sie für jeden Artikel, wie sich die Verkaufseinheit in die Einheiten umrechnen lässt, die in Leistungsverzeichnissen vorkommen. Ein LV fragt Quadratmeter oder Laufmeter an, verkauft wird aber oft in Paketen, Rollen oder Stück.

Ist ein Umrechnungsfaktor in den Produktdaten vorhanden, rechnet Scalera automatisch um; sonst werden Sie informiert und können die Menge selbst ergänzen (Scalera, FAQ). Fehlt der Faktor, bleibt bei jeder betroffenen Position Handarbeit.

Wie bilden Sie Varianten und konfigurierbare Produkte ab?

Beschreiben Sie Varianten über Merkmale statt über lange Artikellisten mit kryptischen Kürzeln. Dann kann die KI aus den Angaben im LV die passende Ausführung ableiten.

Scalera arbeitet am besten mit Standardartikeln mit festen Nummern und mit konfigurierbaren Produkten mit bis zu 30 Merkmalen (Scalera, FAQ). Die KI liest dafür die technischen Angaben aus den Ausschreibungsunterlagen und wählt die passende Produktvariante (Scalera, FAQ englisch). Bei Produkten mit vielen Freiheitsgraden lohnt es sich, die wichtigsten Auswahlmerkmale zuerst sauber zu pflegen.

Welche Rolle spielen PIM und ERP?

Arbeiten Sie mit beiden Systemen, legen Sie fest, welches für technische Merkmale und welches für Artikelnummern, Einheiten und Preise führend ist. Für das Matching zählt, dass beide Datensätze über dieselbe Artikelnummer zum selben Artikel zusammenfinden.

Scalera lässt sich in ERP-, CRM- und PIM-Systeme integrieren (Scalera, FAQ); Preisberechnungen bleiben in Ihrem ERP- oder CRM-System (Scalera, FAQ englisch). Welche Schnittstellen es dafür gibt, beschreibt der Beitrag ERP-Integration für Ausschreibungen und Angebote.

Wie starten Sie, wenn Ihre Daten noch nicht perfekt sind?

Mit einer Produktlinie, die oft angefragt wird und gut gepflegt ist. Viele Scalera-Kunden starten mit Standard- oder Volumenartikeln und erweitern später (Scalera, FAQ).

Danach zeigt Ihnen das System selbst, wo Daten fehlen: Scalera zeigt Vertrauenswerte an und markiert unsichere Treffer zur Prüfung (Scalera, FAQ). Häufen sich unsichere Treffer bei einer Produktgruppe, ist das meist ein Hinweis auf fehlende Merkmale. Zudem lernt Scalera mit jedem abgeschlossenen Angebot, welche Produkte zu welchen Anfragen passen.

«Scalera ist unser neuer Mitarbeiter in der Offertbearbeitung – denkt schnell, meckert nie, macht keine Pausen und kennt jede Position auswendig!»
Marc Caminada, Lazzarini

Warum lohnt sich saubere Datenpflege über das Matching hinaus?

Weil strukturierte Produktdaten in der EU künftig auch regulatorisch gefragt sind. Die neue Bauprodukteverordnung (EU) 2024/3110 ist am 7. Januar 2025 in Kraft getreten; ihr Hauptteil gilt seit dem 8. Januar 2026 (Europäische Kommission, CPR-2024).

Sie führt einen digitalen Produktpass ein, der maschinenlesbare Informationen über den Lebenszyklus eines Bauprodukts bereitstellt, einschliesslich Leistungs- und Konformitätserklärung (Europäische Kommission, CPR-2024). Die konkreten Anforderungen für Bauprodukte plant die Kommission für das zweite Quartal 2027 (Europäische Kommission, Digital Product Passport). Wer seine Merkmale heute strukturiert pflegt, nutzt dieselbe Arbeit später auch dafür.

Checkliste: Ist Ihr Artikelstamm bereit für KI-Matching?

Prüfen Sie an einer Produktlinie mit hohem Anfragevolumen diese Punkte:

1. Merkmale als Felder: Stehen Masse, Klassen und Normen in eigenen Feldern statt nur im Langtext?
2. Einheiten: Hat jeder Zahlenwert eine Einheit?
3. Umrechnung: Gibt es Faktoren von der Verkaufseinheit zu m², lfm oder Stück?
4. Varianten: Lassen sich Ausführungen über Merkmale statt über Kürzel unterscheiden?
5. Einsatzbereich: Ist erkennbar, wofür ein Produkt geeignet ist?
6. Klassifikation: Sind Produkte einer Klasse nach ETIM, ECLASS oder Ihrer eigenen Logik zugeordnet?
7. Zuständigkeit: Ist klar, wer fehlende Merkmale ergänzt, wenn die KI unsicher ist?

Häufige Fragen zu Produktdaten für Ausschreibungen

Muss ich meine Produktdaten bereinigen, bevor ich mit KI-Matching starte?

Nein, nicht vollständig. Viele Unternehmen starten mit Standard- oder Volumenartikeln und erweitern später. Scalera zeigt Vertrauenswerte an und markiert unsichere Treffer zur Prüfung, so sehen Sie direkt, wo Daten fehlen.

Brauche ich ETIM oder BMEcat, um KI-Matching zu nutzen?

Nein, keiner der Standards ist Voraussetzung. Entscheidend sind strukturierte Merkmale mit Einheiten. Wer seine Produkte bereits nach ETIM oder ECLASS klassifiziert hat, bringt diese Struktur aber schon mit.

Was ist der Unterschied zwischen ETIM und BMEcat?

ETIM legt fest, welche Merkmale eine Produktklasse beschreiben. BMEcat ist ein XML-Format, mit dem Kataloge zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Beide ergänzen sich: BMEcat kann Merkmale aus Klassifikationssystemen transportieren.

Erkennt die KI auch Positionen, die mit einem Wettbewerbsprodukt ausgeschrieben sind?

Ja. Scalera erkennt eigene und fremde Produkte in Ausschreibungen und schlägt passende Artikel aus Ihrem Katalog vor. Wie Sie Gleichwertigkeit belegen, zeigt der Beitrag Mit Alternativen gewinnen.

Kann ich getrennte Kataloge für Länder oder Geschäftsbereiche führen?

Ja. Bei Scalera ist ein Standort ein getrenntes Team im Konto mit eigenen Katalogen und Abläufen. So lassen sich etwa Ländergesellschaften mit unterschiedlichem Sortiment abbilden.

Schlägt die KI auch Zubehör und Ergänzungen vor?

Ja. Die KI von Scalera lernt aus dem Verhalten der Mitarbeitenden, schlägt Zubehör und Ergänzungen vor und merkt sich häufige Produktkombinationen.

Werden meine Produktdaten auch für andere Kunden genutzt?

Nein. Laut Scalera werden Ihre Daten nur für Ihr Konto genutzt; ein kundenübergreifendes Training gibt es nicht.

Was ist der digitale Produktpass für Bauprodukte?

Ein maschinenlesbarer Datensatz, den die neue EU-Bauprodukteverordnung (EU) 2024/3110 vorsieht. Er bündelt unter anderem die Leistungs- und Konformitätserklärung über den Lebenszyklus eines Produkts. Die konkreten Vorgaben plant die EU-Kommission für das zweite Quartal 2027.

Nächste Schritte

• Wählen Sie eine Produktlinie mit vielen Anfragen und gehen Sie die Checkliste durch.
• Ergänzen Sie fehlende Einheiten und Umrechnungsfaktoren zuerst, sie sind schnell gepflegt.
• Klären Sie mit Ihrem Handel, welcher Klassifikationsstandard für Sie gesetzt ist.
• Testen Sie das Produktmatching mit einem echten Leistungsverzeichnis und Ihren aktuellen Daten.
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