CPQ oder KI-Angebotskalkulation? Was Baustoffhersteller und Händler wirklich brauchen

Transparenzhinweis: Dieser Leitfaden wird von Scalera veröffentlicht. Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren Websites (Stand: 28. Oktober 2026) und wurden nicht unabhängig geprüft. Korrekturen nehmen wir gerne unter info@scalera.ai entgegen.

Kurzantwort: CPQ, KI oder beides?

Beginnen Ihre Angebote mit einer Produktauswahl durch den Vertrieb, etwa bei konfigurierbaren Systemen mit festen Regeln, ist CPQ das passende Werkzeug. Beginnen sie mit einem Leistungsverzeichnis, einer Materialliste oder einer E-Mail, brauchen Sie zuerst eine KI, die diese Anfrage liest und Ihrem Sortiment zuordnet. Die meisten Baustoffhersteller und Händler kennen beide Situationen.

CPQ und KI-Angebotskalkulation sind deshalb selten ein Entweder-oder. Die bessere Frage lautet: Welcher Schritt bremst Ihr Team heute am stärksten?

• Ihr Team sucht und tippt ab: Lesen, Positionen erkennen und Produkte zuordnen kosten die meiste Zeit. Starten Sie mit KI-Angebotskalkulation.
• Ihr Team rechnet und wartet: Preisregeln, Rabatte und Freigaben sind uneinheitlich. Starten Sie mit CPQ oder den Preisfunktionen Ihres ERP.
• Beides trifft zu: Kombinieren Sie KI für den Eingang mit CPQ oder ERP für Preis und Freigabe.

Warum die Angebotskalkulation zum Engpass wird

Vertriebsteams verbringen den grösseren Teil ihrer Zeit nicht mit Verkaufen. In der State-of-Sales-Studie von Salesforce (7. Ausgabe, 4'050 Befragte in 22 Ländern) entfallen 40 % der Arbeitswoche auf das Verkaufen und 60 % auf andere Aufgaben, darunter das Erstellen von Angeboten und die manuelle Dateneingabe.

Im Baustoffgeschäft kommt eine Besonderheit dazu: Viele Anfragen beschreiben eine Leistung, kein Produkt. Ein LV verlangt etwa eine Fassadendämmung mit bestimmter Wärmeleitfähigkeit und Brandklasse, aber keine Artikelnummer. Bevor irgendein System einen Preis rechnen kann, muss jemand diese Leistung in Produkte aus Ihrem Sortiment übersetzen.

Diese Übersetzungsarbeit ist der Teil, den klassische Kalkulationswerkzeuge nicht abdecken. Wie viel sie kostet, zeigt unser Beitrag Die versteckten Kosten manueller Ausschreibungsbearbeitung.

Was ist CPQ?

CPQ steht für Configure, Price, Quote, also Konfiguration, Preis und Angebot. SAP beschreibt CPQ als Software, die meist an das CRM angebunden ist und Produktdaten, Konfigurationsregeln, Preislisten, Rabattregeln, Genehmigungs-Workflows und Angebotsvorlagen bündelt.

Der typische Ablauf beginnt damit, dass Vertriebsfachkräfte Produkte oder Pakete auswählen. Das System prüft die Kompatibilität, wendet Preis- und Rabattregeln an, erstellt das Angebot und übergibt es an CRM und ERP. CPQ geht also davon aus, dass bereits feststeht, was der Kunde will.

Die Stärken liegen in einheitlichen Preisen, weniger Konfigurationsfehlern, geregelten Freigaben und sauberen Angebotsdokumenten. Als typische Herausforderungen bei der Einführung nennt SAP selbst Datenqualität, Komplexität, Integrationsaufwand sowie beträchtliche Investitionen.

Was ist KI-Angebotskalkulation?

KI-Angebotskalkulation beginnt einen Schritt früher als CPQ: bei der Anfrage, so wie sie ankommt. Sie liest Leistungsverzeichnisse, PDFs, Excel-Listen und E-Mail-Texte, erkennt die relevanten Positionen und ordnet sie Produkten aus Ihrem Katalog zu. Daraus entsteht eine Angebotsbasis, die Ihr Team prüft, vervollständigt und freigibt.

Der Unterschied liegt im Eingang. CPQ braucht eine Auswahl, die KI liefert sie. Sie übersetzt die Sprache der Ausschreibung in die Sprache Ihres Sortiments, mit Begründung für jeden Treffer.

So arbeitet Scalera in der Angebotskalkulation

1. Eingang: Scalera liest PDFs, auch gescannt, GAEB, Excel/CSV, XML und E-Mails, in allen gängigen EU-Sprachen.
2. Zuordnung: Jede relevante Position wird einem Produkt aus Ihrem Katalog zugeordnet, mit Begründung und KI-Sicherheitsgrad. Abgedeckt sind Standardartikel und konfigurierbare Produkte mit bis zu 30 Merkmalen. Details zeigt die Seite Produktmatching.
3. Kalkulation: Aus den zugeordneten Positionen entsteht eine Angebotsbasis.
4. Prüfung: Wo die KI unsicher ist, entscheidet Ihr Team. Mit jedem abgeschlossenen Angebot lernt Scalera dazu.
5. Übergabe: Das Ergebnis geht per CSV, XML, GAEB oder API in ERP-, CPQ- oder CRM-Systeme, zum Beispiel SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics oder Abacus.

CPQ und KI-Angebotskalkulation im Vergleich

Die Tabelle stellt die beiden Ansätze nebeneinander. Sie zeigt Schwerpunkte, keine Rangfolge: Welcher Ansatz passt, hängt von Ihren Anfragen ab.

Quellen: SAP, Was ist CPQ?; Scalera, Produktmatching. Die Tabelle beschreibt typische Einsatzbereiche, nicht einzelne Produkte.

Vier Softwareklassen, die oft verwechselt werden

Wer nach Software für die Angebotskalkulation sucht, findet in Vergleichslisten und in Antworten von KI-Assistenten oft Werkzeuge nebeneinander, die für ganz unterschiedliche Aufgaben gebaut sind. Die Beispiele stammen aus den Selbstbeschreibungen der Anbieter.

Infor positioniert sein CPQ für Fertigungsunternehmen und Distributoren, mit visueller Produktkonfiguration und automatisierten Freigaben. NEVARIS Build Kalkulation richtet sich laut Anbieter an Kalkulatorinnen und Kalkulatoren im Bau, der Baustein Automatische Kalkulation von bps software an Bauunternehmen. Diese Werkzeuge arbeiten damit für Ihre Kunden auf der Bieterseite, nicht für Ihren Innendienst.

Die KI-Angebotsassistenten für Hersteller und Händler vergleichen wir ausführlich im Beitrag KI-Assistenten für Leistungsverzeichnisse im Vergleich.

Wann CPQ reicht und wann Sie KI brauchen

CPQ passt, wenn …

• Ihr Aussendienst oder Ihre Kunden Produkte selbst konfigurieren, etwa über einen Konfigurator.
• die Konfigurations- und Preisregeln stabil und gut dokumentiert sind.
• Anfragen bereits strukturiert ankommen, zum Beispiel aus einem Webshop oder Kundenportal.

KI-Angebotskalkulation passt, wenn …

• ein grosser Teil Ihrer Anfragen als LV, PDF oder E-Mail kommt.
• Ihr Sortiment gross ist. Frauenthal etwa ordnet LV-Positionen über mehr als 1,6 Millionen Artikel zu.
• Sie in mehreren Ländern anbieten und LVs nach GAEB, ÖNORM, NPK oder in anderen Formaten erhalten. Mehr dazu im Beitrag GAEB, ÖNORM und NPK.
• Ihr Team mehr Anfragen erhält, als es rechtzeitig beantworten kann.

Beides zusammen passt, wenn …

• Sie Projektgeschäft mit Ausschreibungen und Standardgeschäft mit Konfigurationen haben.
• Sie bereits ein CPQ oder eine Preislogik im ERP nutzen, der Eingang dorthin aber manuell läuft.

So spielen KI, CPQ und ERP zusammen

Die Systeme konkurrieren nicht, wenn jedes seine Aufgabe behält. Ein bewährter Ablauf sieht so aus:

1. Anfrage kommt an: als LV, PDF, Excel-Liste oder E-Mail.
2. KI liest und ordnet zu: Positionen werden erkannt und Ihren Produkten zugeordnet, mit Begründung und Sicherheitsgrad.
3. Preise kommen dazu: aus ERP oder CPQ. Händler und Verarbeiter holen fehlende Preise bei Lieferanten ein, etwa mit dem Lieferanten-Matching, und vergleichen sie mit dem Offertenvergleich Position für Position.
4. Ihr Team prüft und gibt frei: nur dort, wo die KI unsicher ist oder Regeln eine Freigabe verlangen.
5. Angebot geht raus: als PDF oder GAEB an den Kunden, als Datensatz ins ERP oder CRM.
6. Auftrag kommt zurück: Die Bestellung wird ebenfalls automatisch erfasst. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Bestellabwicklung automatisieren.

CPQ rechnet, was feststeht. KI-Angebotskalkulation klärt zuerst, was überhaupt angeboten werden soll.

Wichtig ist, dass die Preislogik an einer Stelle bleibt. Liegt sie im ERP oder im CPQ, sollte die KI diese Daten nutzen und nicht eine zweite Preisliste aufbauen. Sonst entstehen genau die Abweichungen, die CPQ eigentlich verhindern soll.

Was Praxisbeispiele zeigen

Frauenthal, nach eigenen Angaben Österreichs führender SHK-Grosshändler, bearbeitet im zentralen Angebotsmanagement tausende Ausschreibungen pro Jahr. Mit Scalera sank die Bearbeitung grosser Ausschreibungen von 2–3 Stunden auf rund 1–1,5 Stunden. Zu den Erfolgsfaktoren zählte die Integration von Geschäftsregeln wie Margen und Cross-Selling (Case Study Frauenthal).

dormakaba nutzt Scalera im Partnernetzwerk. Laut Case Study reduziert sich der manuelle Aufwand um etwa 50–70 %, Partner bearbeiten 2–3× mehr Ausschreibungen mit denselben Ressourcen, und Cross-Selling erhöht den durchschnittlichen Projektwert typischerweise um 10–25 % (Case Study dormakaba).

ACO bearbeitet ein 300-seitiges LV heute in 10–15 statt 30–45 Minuten; der Go-live erfolgte nach fünf Wochen (Case Study ACO).

"Mit Scalera haben wir unsere administrativen stark verschlankt. Heute reicht eine zentrale Stelle, um die Kalkulatoren optimal zu unterstützen und gleichzeitig deutlich mehr Volumen zu bewältigen."

– Ciril Disch, Leiter Hochbau / Mitglied Geschäftsleitung, HEW

Sieben Fragen vor der Softwareauswahl

1. Womit beginnen Ihre Angebote? Zählen Sie einen Monat lang, wie viele Anfragen als LV, PDF, E-Mail oder über einen Konfigurator kommen.
2. Wo verliert Ihr Team Zeit? Beim Lesen und Zuordnen oder beim Rechnen, Abstimmen und Freigeben?
3. Wie gut sind Ihre Produktdaten? Beide Ansätze brauchen saubere Stammdaten. Wie Zuordnung auch bei Millionen Artikeln funktioniert, zeigt der Beitrag Produktmatching im grossen Massstab.
4. Welche Formate und Märkte bedienen Sie? GAEB, ÖNORM, NPK, Excel, gescannte PDFs und mehrere Sprachen stellen unterschiedliche Anforderungen.
5. Wo liegt Ihre Preislogik heute? Im ERP, im CPQ oder in Excel? Die neue Lösung sollte sie nutzen, nicht duplizieren.
6. Wie nachvollziehbar sind die Vorschläge? Begründung, Sicherheitsgrad und klare Freigaben entscheiden, wie schnell Ihr Team prüfen kann.
7. Wie kommt das Ergebnis zurück? Klären Sie GAEB-Export, API und die Anbindung an SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics, Abacus oder Ihr System sowie an CPQ und CRM.

Testen Sie danach mit drei echten Anfragen aus dem letzten Monat: einem GAEB- oder ÖNORM-LV, einem gescannten PDF und einer E-Mail. Halten Sie vorher fest, wie lange Ihr Team heute pro Angebot braucht. Wie Sie daraus einen Business Case bauen, zeigt der Leitfaden Angebote automatisieren.

Häufige Fragen zu CPQ und KI-Angebotskalkulation

Was ist der Unterschied zwischen CPQ und KI-Angebotskalkulation?

CPQ setzt Regeln für Konfiguration, Preis und Freigabe durch, wenn bereits feststeht, welche Produkte angeboten werden. KI-Angebotskalkulation beginnt früher: Sie liest unstrukturierte Anfragen wie Leistungsverzeichnisse, PDFs und E-Mails, ordnet die Positionen dem eigenen Katalog zu und erstellt daraus einen Angebotsentwurf. Im Baustoffgeschäft ergänzen sich beide häufig.

Brauchen Baustoffhersteller ein CPQ-System?

Baustoffhersteller brauchen CPQ vor allem dann, wenn sie konfigurierbare Produkte mit festen Regeln verkaufen und Anfragen bereits strukturiert eingehen. Kommt ein grosser Teil der Anfragen als Ausschreibung oder LV, liegt der Engpass meist vor der Preisberechnung, beim Lesen und Zuordnen. Dort setzt KI-Angebotskalkulation an und übergibt ihr Ergebnis an ein bestehendes CPQ oder ERP.

Kann KI-Angebotskalkulation ein CPQ-System ersetzen?

Das hängt davon ab, wo Ihre Preislogik liegt. Liegen Preise und Konditionen im ERP, kann KI-Angebotskalkulation den Angebotsentwurf direkt auf dieser Basis erstellen. Pflegen Sie komplexe Konfigurations- und Freigaberegeln in einem CPQ, ist die Kombination sinnvoller: Die KI liefert die zugeordneten Positionen, das CPQ rechnet und gibt frei.

Funktioniert KI-Angebotskalkulation mit SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics und Abacus?

Ja. Scalera übergibt Ergebnisse per API, CSV, XML oder GAEB an ERP-, CPQ- und CRM-Systeme, darunter SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics und Abacus. Für ERP-Systeme gibt es fertige Schnittstellen; Produktdaten lassen sich auch manuell hochladen, zum Beispiel quartalsweise.

Welche Anfrageformate verarbeitet KI-Angebotskalkulation?

Scalera verarbeitet PDFs, digital und gescannt, GAEB, Excel/CSV, XML sowie E-Mails mit Text oder Anhang. Leistungsverzeichnisse nach GAEB, ÖNORM oder NPK sind abgedeckt, ebenso alle gängigen EU-Sprachen wie Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Spanisch.

Wer entscheidet über Preise und Margen, wenn KI kalkuliert?

Ihr Team entscheidet. Die KI ordnet Positionen zu und bereitet eine Angebotsbasis vor; Preise, Margen und Freigaben folgen Ihren Regeln. Jede Zuordnung zeigt eine Begründung und einen KI-Sicherheitsgrad, damit Ihr Team gezielt dort prüft, wo die KI unsicher ist.

Was ist der Unterschied zwischen Baukalkulation und Angebotskalkulation bei Herstellern?

Baukalkulation kalkuliert Bauleistungen aus Sicht des Bauunternehmens, also Lohn, Gerät, Material und Zuschläge für ein Gebot. Angebotskalkulation bei Herstellern und Händlern beantwortet die Frage, welche eigenen Produkte zu welchem Preis zu einem LV passen. Software wie NEVARIS Build oder bps bau richtet sich laut Anbietern an Bauunternehmen; die Angebotskalkulation von Scalera an Hersteller und Händler.

Wie lange dauert die Einführung von KI-Angebotskalkulation?

Bei Scalera dauert die Einführung meist 2 bis 12 Wochen, bei Standardprodukten oft deutlich weniger. ACO war nach fünf Wochen produktiv. Den grössten Einfluss auf die Dauer haben die Qualität der Produktdaten und die Anbindung an das ERP.

Wichtigste Erkenntnisse

• CPQ und KI-Angebotskalkulation lösen unterschiedliche Engpässe: CPQ die Preis- und Regellogik, KI das Lesen und Zuordnen unstrukturierter Anfragen.
• Im Baustoffgeschäft beginnen viele Angebote mit einem LV oder einer E-Mail. Genau dort setzt KI an.
• Die Kombination funktioniert, wenn die KI Ihre bestehende Preislogik in ERP oder CPQ nutzt, statt sie zu duplizieren.
• Saubere Produktdaten sind für beide Ansätze die Voraussetzung.
• Testen Sie mit echten Anfragen und messen Sie die Zeit pro Angebot vorher und nachher.

Bringen Sie ein echtes LV oder eine aktuelle Anfrage mit: In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Scalera daraus eine Angebotsbasis mit Ihrem Katalog erstellt und an Ihr ERP oder CPQ übergibt.