KI im Baustoffhandel: Wo Händler im Projektgeschäft Zeit gewinnen

Transparenzhinweis: Diese Branchenseite wird von Scalera veröffentlicht. Angaben zu Funktionen stammen von unseren Produktseiten und der FAQ, Ergebnisse aus der veröffentlichten Fallstudie Frauenthal. Sie beschreibt das Projektgeschäft mit Ausschreibungen, nicht das Lager- oder Thekengeschäft.

Warum ist das Projektgeschäft im Baustoffhandel so aufwendig?

Weil ein Händler nicht nur ein eigenes Produktprogramm anbietet, sondern Artikel vieler Hersteller. Ein Leistungsverzeichnis beschreibt dagegen eine Anforderung oder nennt ein Leitfabrikat. Zwischen beiden steht die Frage: Welcher Artikel aus unserem Sortiment erfüllt diese Position?

Bei grossen Händlern ist das eine Suche in Millionen Artikeln. Frauenthal, nach eigenen Angaben Österreichs führender SHK-Grosshändler, führt 1,6 bis 1,7 Millionen Artikel mit uneinheitlicher Marken- und Produktlogik (Scalera, Fallstudie Frauenthal). Vor Scalera bearbeitete dort ein zentrales Team mit 12 Vollzeitstellen tausende Ausschreibungen pro Jahr manuell.

Die Folgen beschreibt die Fallstudie offen: 2 bis 3 Stunden pro grosser Ausschreibung, Wachstum nur mit zusätzlichem Personal und ein Rückstandsrisiko in Spitzenzeiten (Scalera, Fallstudie Frauenthal).

Wo hilft KI Händlern im Projektgeschäft?

An vier Stellen zwischen Anfrage und Angebot. Die Tabelle zeigt, was die Software übernimmt und was beim Team bleibt.

Eigene Einordnung von Scalera. Funktionen laut Scalera, Produktmatching und Scalera, Lieferanten-Matching; Preise und Freigabe bleiben beim Händler.

Für den Bestelleingang nach dem Zuschlag gibt es eine eigene Übersicht im Beitrag Bestellabwicklung automatisieren. Diese Seite konzentriert sich auf das Angebot.

Wie ordnet KI LV-Positionen einem Millionen-Sortiment zu?

Nach Spezifikation, Einsatzbereich und Norm, nicht nur nach Schlagwörtern. Die KI ist auf Bauprodukte trainiert und erkennt technische, funktionale und normative Anforderungen, auch über Kapitel- und Seitenumbrüche hinweg (Scalera, Produktmatching).

Für Händler sind drei Funktionen besonders wichtig:

• Fremdfabrikate: Nennt das LV ein anderes Fabrikat, erkennt Scalera das und schlägt passende Artikel aus Ihrem Katalog vor (Scalera, FAQ).
• Warengruppen: Positionen werden nach Warengruppen sortiert, damit mehrere Fachleute gleichzeitig an ihrem Teil arbeiten (Scalera, FAQ).
• Nachvollziehbarkeit: Zu jedem Vorschlag sehen Sie Begründung und Konfidenz; fehlendes Zubehör wird ergänzt (Scalera, Produktmatching). Mehr dazu im Beitrag Zubehör und Ergänzungen im Angebot.

Aus abgeschlossenen Angeboten merkt sich Scalera, welche Artikel zu welchen Anfragen gepasst haben, und zwar nur für Ihr Konto, ohne kundenübergreifendes Training (Scalera, FAQ). Wie die Suche in sehr grossen Katalogen technisch funktioniert, vertieft der Beitrag Produktmatching im grossen Massstab.

Was zeigt das Beispiel Frauenthal?

Scalera erkennt bei Frauenthal Ausschreibungspositionen in Sekunden und ordnet sie Produkten aus mehr als 1,6 Millionen Artikeln zu. Die Gesamtpräzision liegt über 80 Prozent, bei strukturierten Leistungsverzeichnissen über 90 Prozent (Scalera, Fallstudie Frauenthal).

Grosse Ausschreibungen dauern statt 2 bis 3 Stunden noch etwa 1 bis 1,5 Stunden. Das System ist im gesamten zentralen Angebotsmanagement ausgerollt, und mehr Ausschreibungen werden ohne zusätzliches Personal bearbeitet (Scalera, Fallstudie Frauenthal).

Wie fragen Händler fehlende Artikel bei Lieferanten an?

Nicht jede Position steht im eigenen Sortiment. Dann braucht es eine Preisanfrage beim Hersteller oder Vorlieferanten. Scalera automatisiert diesen Ablauf von der LV-Analyse über die Herstellerzuordnung bis zu Versand, Tracking und Verwaltung aller Anhänge und E-Mails; auf Wunsch läuft der Workflow im Autopilot (Scalera, Lieferanten-Matching).

Ausschreibungen lassen sich dabei nach Gewerken aufteilen, personalisierte Anfragen versenden und alle Antworten in einem zentralen Dashboard verfolgen (Scalera, Produktmatching). Wie eine gute Anfrage aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Preisanfragen an Lieferanten automatisieren.

Was müssen Händler vorbereiten?

Vor allem ihre Daten und Regeln. Frauenthal nennt drei Erfolgsfaktoren: Priorität auf Vorstandsebene mit früher IT-Einbindung, interne Champions mit Feedback-Schleifen an echten Ausschreibungen und eine systematische Datenarchitektur (Scalera, Fallstudie Frauenthal).

Zur Datenarchitektur gehörten dort die Harmonisierung von Daten über Systeme hinweg, eine strukturierte Produktlogik und Geschäftsregeln wie Margen und Cross-Selling (Scalera, Fallstudie Frauenthal). Für Händler mit mehreren Regionen sind ausserdem Standorte nützlich: getrennte Teams mit eigenen Katalogen und Abläufen (Scalera, FAQ).

1. Projektgeschäft eingrenzen: Welche Warengruppen und Regionen erhalten die meisten Leistungsverzeichnisse?
2. Startbereich wählen: mit Standard- oder Volumenartikeln beginnen und später erweitern.
3. Stammdaten prüfen: Artikelbezeichnungen, technische Merkmale und Umrechnungsfaktoren für Mengeneinheiten.
4. Mit echten LVs testen: Trefferquote und Bearbeitungszeit an eigenen Ausschreibungen messen.
5. Champions benennen: erfahrene Angebotsbearbeitende, die Feedback geben und das Team mitnehmen.

Einen Testplan mit eigenen Ausschreibungen finden Sie im Beitrag KI-Software für Ausschreibungen im Pilot testen.

Häufige Fragen zu KI im Baustoffhandel

Lohnt sich KI auch für kleinere Baustoffhändler?

Das hängt weniger von der Grösse als vom Anteil an Projektgeschäft ab. Wer regelmässig Leistungsverzeichnisse beantwortet, kann mit einem Produktbereich beginnen; viele Kunden starten mit Standard- oder Volumenartikeln und erweitern später (Scalera, FAQ).

Kann die KI Positionen mit dem Fabrikat eines anderen Herstellers zuordnen?

Ja. Scalera erkennt eigene und fremde Produkte in Ausschreibungen und schlägt passende Artikel aus Ihrem Katalog vor (Scalera, FAQ). Ob ein Artikel gleichwertig ist, entscheidet Ihr Team; Hinweise dazu im Beitrag Mit Alternativen gewinnen.

Wie geht Scalera mit mehreren Filialen oder Regionen um?

Über Standorte. Ein Standort ist ein getrenntes Team im Konto mit eigenen Katalogen und Abläufen (Scalera, FAQ). So kann etwa jede Region mit ihrem Sortiment arbeiten.

Was passiert, wenn Mengeneinheiten im LV nicht zur eigenen Verkaufseinheit passen?

Ist ein Umrechnungsfaktor in Ihren Produktdaten hinterlegt, rechnet Scalera automatisch um; sonst werden Sie informiert (Scalera, FAQ). Welche Produktdaten dafür nötig sind, zeigt der Beitrag Produktdaten für Ausschreibungen.

Ersetzt KI das zentrale Angebotsteam?

Nein. Bei Frauenthal arbeitet dasselbe zentrale Angebotsmanagement weiter, bearbeitet aber mehr Ausschreibungen ohne zusätzliches Personal (Scalera, Fallstudie Frauenthal). Unsichere Treffer markiert Scalera zur Prüfung (Scalera, FAQ).

Wie kommen die Ergebnisse ins ERP?

Zugeordnete Ausschreibungen lassen sich per CSV, XML, GAEB oder API in ERP-, CPQ- oder CRM-Systeme exportieren (Scalera, Produktmatching). Details beschreibt der Beitrag ERP-Integration für Ausschreibungen und Angebote.

Wichtigste Erkenntnisse

• Im Projektgeschäft liegt der grösste Aufwand für Händler im Zuordnen von LV-Positionen zu Artikeln vieler Hersteller.
• KI schlägt Artikel mit Begründung und Konfidenz vor, erkennt Fremdfabrikate und sortiert nach Warengruppen; das Team prüft unsichere Treffer.
• Positionen ausserhalb des Sortiments lassen sich nach Gewerken aufteilen und bei Lieferanten anfragen, inklusive Tracking der Antworten.
• Frauenthal bearbeitet grosse Ausschreibungen etwa doppelt so schnell, mit 90 %+ Präzision bei strukturierten LVs und ohne zusätzliches Personal.
• Im Demo-Termin sehen Sie, wie Scalera Leistungsverzeichnisse Ihrem Sortiment zuordnet.